Ordrer tastes manuelt
Nogen åbner PDF'en, finder varenummeret, tjekker den aftalte rabat og taster. Så den næste mail. Det er en formiddag, hver dag.
Til grossister og producenter der får ordrer på mail
Jeres kunder sender stadig ordrer på mail. Det må de gerne blive ved med.
Doclane læser ordrer, fakturaer og reklamationer fra indbakken, fra en formular eller ved upload. PDF, Excel, fritekst, det er det samme. Posterne bliver oprettet i jeres eget system, uanset om det hedder Business Central, Uniconta eller e-conomic. Ingen webshop, ingen portal, ingen nye arbejdsgange.
- 100 % EU-hostet
- Business Central, Uniconta, e-conomic
- GDPR · jeres data forlader aldrig Europa
- Dansk support
Problemet
Kender I det her?
Fejl koster
ATM-11017 bliver tastet som ATM-11071. Så går den forkerte palle på lastbilen, og bagefter kommer kreditnotaen og opringningen.
Det hele hviler på én person
Spørg hvem der taster ordrerne. Der er som regel ét navn. Og en uge i juli, hvor bunken vokser.
Det åbenlyse svar er "en webshop" eller "et EDI-projekt". Men jeres kunder vil bestille, som de altid har gjort. Og det skal de have lov til.
Sådan virker det
Fra mail til færdig postering. Uden nye arbejdsgange.
1. Dokumentet kommer ind
På den måde jeres kunder helst vil: en mail I videresender (eller sender automatisk videre), eller en formular hvor de kan uploade dokumenter. Det kan være en færdig side, vi hoster for jer, eller en formular lagt direkte ind på jeres eget website. I vælger selv kanalerne.
E-mailFormularFilupload
2. Doclane læser og forstår indholdet
Uanset om det er en ordre, en reklamation, produktdata eller en ny kunde: AI'en finder de rigtige oplysninger som kunde, varenumre, antal, priser og CVR, og matcher dem mod jeres egne stamdata.
3. Posten ligger klar i jeres system
Salgsordre, reklamation, vare eller debitor bliver oprettet det rigtige sted i den destination, I bruger. I godkender med ét klik, eller lader faste kunder ryge direkte igennem. Er AI'en i tvivl, spørger den, i stedet for at gætte.
Sådan sættes det op
I får jeres egen sikre modtageadresse. Videresend manuelt, når det passer jer, eller lad os sætte en automatisk regel op i jeres mailsystem sammen med jeres IT eller ERP-partner, så alt til fx ordre@ ryger afsted af sig selv. Mails, der ikke er ordrer eller dokumenter, sorteres fra og gemmes ikke.
Kanaler
Kunderne skal ikke lære noget nyt. De sender bare.
En mail, I videresender. En formular, de uploader til. Eller en side, I lægger direkte ind på jeres eget website. I vælger kanalerne, og kunden mærker ingen forskel.
- Indlejres på jeres eget siteEt embed-script sætter formularen ind på jeres egen side. I bestemmer farver og logo.
- På kundens sprogFormularen kan slås til på flere sprog, og kunden får selv en sprogvælger.
- Mails læses også i brødtekstenEr ordren skrevet direkte i mailen uden vedhæftet fil, læses teksten som et dokument. Mails, der ikke er dokumenter, sorteres fra og gemmes ikke.
Validering
Posten er rigtig, før den bliver oprettet.
Kunden skriver firmanavn og CVR-nummer. Resten henter Doclane selv fra registrene, mens der skrives, så en tastefejl i momsnummeret bliver fanget på skærmen i stedet for i bogholderiet.
- CVR og VIES i realtidVirksomhedens status og momsnummer verificeres, mens kunden udfylder formularen.
- Mere end navn og adresseBranche, stiftelsesår, antal ansatte, nøgletal fra seneste regnskab og ejerforhold.
- Dubletter fangesFindes debitoren allerede, siger Doclane til i stedet for at oprette den igen.
Læring
Systemet lærer, mens I retter.
Doclane bliver skarpere på jeres dokumenter, efterhånden som de bliver godkendt. Retter en medarbejder et felt, er arbejdet ikke spildt: rettelsen bliver husket og brugt, næste gang et tilsvarende dokument kommer ind.
- Rettelser bliver husketRetter I et felt manuelt, læres rettelsen og bruges på jeres kommende dokumenter. Den samme fejl skal ikke rettes to gange.
- Faste formater genkendesEn afsenders faste dokumentformat lærer systemet af sig selv, efterhånden som dokumenterne bliver godkendt.
- Jeres læring bliver hos jerDet, systemet lærer af jeres rettelser, holdes adskilt pr. kunde og deles aldrig med andre. Det står også i databehandleraftalen.
Hvad det betyder for jer
Mindre indtastning. Mere forretning.
1
Få timerne tilbage
Minutter pr. ordre bliver sekunder. Tiden går til kunderne i stedet.
2
Færre fejl, færre kreditnotaer
Varenumre og antal tjekkes mod jeres egne stamdata, før noget bogføres. Et forkert nummer bliver fanget på skærmen i stedet for på lageret.
3
Vokser uden at ansætte til at taste
Dobbelt så mange ordrer kræver ikke dobbelt så mange hænder. Og juli er ikke længere et kapacitetsproblem.
Alt hvad kunderne sender
Ét system til alle de dokumenter, der lander hos jer.
Kundeordrer
PDF, Excel, fritekst i en mail, eller en indkøbsordre fra kundens eget system. Ud kommer en salgsordre med de rigtige varenumre og kundens egne priser.
Se moduletLeverandørfakturaer
Beløb, linjer og leverandør læses og matches mod stamdata. Fakturaen ligger struktureret i jeres ERP i stedet for som PDF i en indbakke.
Reklamationer
Underleveringer, skader, fejlleverancer. Ofte det langsomste bord i huset, fordi hver sag skal spores tilbage til den oprindelige ordre. Det er præcis det, Doclane gør først.
Se moduletProduktdata
Varenumre, priser, beskrivelser, mål. Kommer ind som produktark og prislister, går ud som varer i jeres varekartotek.
Se moduletKundeoprettelse
CVR og VIES tjekkes, mens kunden udfylder. Sælgeren tilføjer de interne felter bagefter. Så bliver det en debitor.
Se moduletAlle typer havner samme sted: som korrekte poster i jeres eget system.
Destinationer
Posten skal ét bestemt sted hen. Vi kender vejen.
Doclane er ikke bygget til ét ERP. Dokumentet læses ens, uanset hvor posten skal ende, og destinationen bestemmer kun, hvordan den skrives. I dag understøtter vi tre. Flere er på vej, blandt andet PIM- og webshopplatforme.
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Doclane skriver til standardobjekter via de officielle API'er. Jeres opsætning, dimensioner og godkendelsesflows virker præcis som før.
Business CentralUniconta
Doclane arbejder mod Uniconta gennem det officielle API og følger den kontoplan og de dimensioner, I allerede har sat op.
Unicontae-conomic
Doclane forbinder til e-conomic via Vismas REST API og opretter i de kundegrupper og den kontoplan, I allerede bruger.
e-conomicKører I noget andet? Skriv til os. Nye destinationer bygges efter behov, ikke efter et roadmap.
Workflows
I bygger selv, hvad der skal ske. Vi kører det.
Doclane læser dokumentet ens hver gang. Hvad der derefter sker, sætter I selv sammen: en gren pr. dokumenttype, og i hver gren de trin, sagen kræver. Opret i ERP, send et svar, spørg en kollega, eller stop og vent på en beslutning.
Opret i ERP
Salgsordre, returordre, kreditnota, debitor eller vare, i den destination I bruger.
Send mail
Skabelon med felter fra dokumentet: ordrenummer, varelinjer, beløb og bilagsnummer fra ERP.
Betingelse
Før grenen videre, kun hvis noget passer. Er der fx billeder på reklamationen?
Godkendelse
Hos kunden selv, hos sælgeren eller hos en administrator, før noget bogføres.
Opslag
CVR og VIES, plus virksomhedsdata som status, adresse, nøgletal og ejerforhold.
Byg fil
Fx et regneark, der dannes og sendes videre til bogholderiet automatisk.
Reklamationer alene kan have ni scenarier: underlevering, skade, overlevering, forkert vare og salgskredit, hver med sin egen beslutning om kreditnota, retur eller ny faktura.
Tryghed og spørgsmål
Det I nok tænker lige nu.
Skal vores kunder ændre noget?
Nej. De sender ordrer præcis som i dag. De opdager ikke engang, at Doclane findes.
Skal vi ændre vores arbejdsgange?
Nej. Ordrerne dukker bare op i jeres eget system i stedet for at skulle tastes. I bestemmer selv, om de skal godkendes manuelt eller køre automatisk.
Hvilke systemer kan I oprette poster i?
I dag Business Central, Uniconta og e-conomic. Doclane er bygget med destinationen som et lag for sig, så dokumentet læses ens, uanset hvor posten skal ende. Nye destinationer, blandt andet PIM- og webshopplatforme, bygges når en kunde har brug for dem.
Microsoft har jo Sales Order Agent i Business Central?
Den læser salgsordrer i Business Central. Doclane dækker fem dokumenttyper: ordrer, reklamationer, leverandørfakturaer, produktdata og kundeoprettelse, og er ikke bundet til én destination. Vi kører desuden 100 % i EU, hvor Sales Order Agent bruger Copilot-infrastruktur og forbrugsafregnede credits, hvor I betaler pr. dokument. Hos os er prisen en fast pakke, I kan lægge i budgettet. Oveni får I jeres egne workflows, godkendelse hos kunden eller sælgeren, og automatisk svar til kunden. Og vigtigst: Doclane er bygget til den rodede virkelighed med fritekst-mails, billeder og kundens eget format, ikke kun til pæne, strukturerede ordrer.
Får vores kunder svar automatisk?
Ja. Doclane kan svare kunden inden for et minut med bekræftelse på det modtagne, besked om varer på restordre og forslag til alternativer, der er på lager. I bestemmer selv, hvad svaret indeholder, og om det sendes automatisk eller først efter jeres godkendelse.
Hvad hvis AI'en læser forkert?
Doclane matcher alt mod jeres stamdata og viser jer, hvad den har fundet, før noget bogføres. Er den i tvivl, spørger den. I har altid det sidste ord.
Hvor ligger vores data?
Udelukkende på servere i EU. Alle systemer bag Doclane, inklusive AI'en, kører i Europa. Jeres dokumenter forlader aldrig EU.
Hvor lang tid tager det at komme i gang?
En opstart tager typisk under en dag, og jeres ERP-partner eller vi klarer opsætningen. I skal ikke bygge noget selv.
Se Doclane arbejde med jeres egne ordrer.
Send os to-tre af de ordrer, I selv modtager på mail. Til demoen ser I dem gå fra indbakke til færdig ordre i jeres eget system. 30 minutter, uforpligtende.
Book en demoBygget i Danmark af folk med 20 års erfaring i ERP-integrationer.